請求書や領収証を丸ごと会計事務所に渡して会計帳簿を作ってもらうことを「記帳代行」といいます。
記帳代行を会計事務所に頼まなくても、いまの会計ソフトは会計帳簿を「自動的に」作成するためのツールが盛りだくさんです。領収証を1枚1枚手元において会計伝票を入力していくことはほぼありません。
株式会社TKCの戦略財務情報システム(以下、FXシリーズ)を使うことで「自分で」「手間をかけず」会計帳簿を作ることができるのです。会計事務所に頼むなんてもったいないです。
手間をかけずに会計帳簿を作るためには、使う会計ソフトの機能を理解しなければなりません。でも安心してください。私たちが熟知しているFXシリーズを導入して頂きますので、皆さんが使いやすい会計ソフトに私たちが作り込んでいきます。
「専門家のサポートが受けられる」会計ソフトを選んだ方が得です。
そのお気持ち、よくわかります。会計帳簿は税務署に申告するために作る、銀行に提出するために作る、いずれも正しいです。
でも一番の目的はご自身で会社の現状を「早く」知ることなのです。
「今のままでいったらうちの会社はどうなるのか?」
「資金繰りが厳しくなってくるのはいつか?」
「人を採用したいが会社にその体力があるか?」
「いくら利益を出せば楽になるのか?」
「利益が出ているのにお金が増えていないのはなぜか?」
これらの悩みは尽きないですよね?
その悩みを解決する手段は「現実を数字で見る」ことです。すべてはここから始まります。数字をみても分からないよと思うかもしれません。だから私たちがいるのです!
「記帳代行」を会計事務所にお願いするのではなく、現実を数字で見ることができる仕組みを作るために私たちを使ってほしいのです。
税理士のそもそもの仕事は、皆さんが稼いだ利益に対していくらの税金がかかるのかを計算して国に申告し、その税金を皆さんに納めて頂くことです。これは今も昔も変わりません。でも、いくらの税金がかかるのかを正確に計算するためには、皆さんが作成している日々の帳簿が「正しい」ことが前提になります。
請求書や領収証と帳簿を突き合わせて、税理士という第三者から見て、あなたの帳簿が「正しい」と確認すること、これが税理士の一番大事な仕事になります。
刑事訴訟法という法律に書かれていますが、会計帳簿(商業帳簿と書かれています)にはものすごい証拠力があるのです。でも「自己証明は証明にあらず」です。第三者の目を通して帳簿に間違いがないと証明されてはじめて、誰にも文句を言われない証拠になるのです。
税理士は、皆さんが作成した日々の帳簿に証拠力を与えてもらうために必要なのです。
年1回の申告だけではその帳簿が正しいと私たちは証明できません。
帳簿というのは数字の羅列ばかりで何のことが分からないですよね。数字ばかりの世界が何を表現しているのか、日々の行動とどのようにリンクしてくるのか、それをみなさんに分かりやすく説明するのも私たちの大事な仕事です。
「利益が出ているらしいけどお金は毎月減っているよ」
「お金が減らないためには最低限いくらの利益を出せばいいの?」
「これから人を採用したいけど、銀行からお金を借りたほうがいいかな?」
数字というのはこれらの疑問や悩みを解決し、前に進むための大事な「言葉」です。
数字を翻訳して皆さんに言葉として伝えること、これも私たちの大事な仕事です。
銀行に試算表を提出すると色々数字について聞かれると思います。「いやー数字は税理士に頼んでいるからよく分かりません」と答えた経験はないですか?
これ、銀行が一番嫌がる答えなのです。社長であるあなたが会社の現状を説明できないと銀行からの評価が低くなってしまいます。
でもどう説明していいか分からないですよね?
先ほども言いましたが、皆さんが数字を理解できるように私たちが繰り返し説明していきますから、最初は難しくても徐々にご自身の言葉で話ができるようになってきます。
皆さんが説明ができないということは、税理士が仕事をサボっていると思ってください。
皆さんに数字を理解して人に話せるようになって頂くことは、税理士の大事な大事な仕事ですから。
ここまでお読みいただいて、 「この税理士ちょっと興味あるな」と思われた方は、 下記の具体的な業務の流れをみてください。 |
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● 税理士に期待したいことをヒアリングします
最初のご面談時に、皆さんが税理士に期待すること、こんな仕事をしてほしいと希望することをヒアリングします。私たちにできること、できないことを切り分けして、できることに特化してご支援することをお約束します。
他の士業の領域の仕事など、法律的にやってはいけないこともありますから、できないことは最初に説明し、他の士業をご紹介します。
月額顧問料・決算料のお見積書を作成して契約内容を説明します。
ご納得頂ければ、その場で契約書を交わします。
● 現在の経理処理をヒアリングします
いまの経理処理の流れ(書類、データ、お金、責任者など)について経理責任者の方にしっかりお聞きします。取引の発生から会計ソフトへの入力までの一連の流れの中で、どんな書類が作られて、誰がどのタイミングでそれを使っているのか等を時間をかけてヒアリングします。これが会計ソフトの設計で非常に大事になります。
● 会計ソフト(FXシリーズ)を作り込みます(10日間くらいください)
ヒアリング内容に基づいて、いまの経理処理の流れに沿ったFXシリーズの設計を行っていきます。
ここでシステム設計と並行して下記の仕事を一緒に行っていきます。
1 領収証や請求書などの「書類」のデータ保存
ペーパレス化を目指すために、まずは経理業務で使う領収証や請求書をFXシリーズにデータ保存する設定を行いますので、これから日々データ保存を行って頂きます。このデータ保存された領収証などから「自動的に」会計帳簿を作成します。これが軌道に乗ってきた段階で「紙」を捨てることができます!
2 銀行やクレジットカード会社の利用明細をダウンロード
会計ソフトへの入力作業をできるだけ省力化するために、銀行やクレジットカード会社の入出金・利用明細を会計ソフトに自動で取り込む設定を行います。これにより会計帳簿が自動的に作成されます。
● 経理処理と会計ソフトをつなぐ初期経理指導を行います
経理担当者に会計ソフトの使い方のご指導を行います。今まで他社の会計ソフトを使っておられる方が多いと思いますので、ここはじっくりと時間をかけてご指導させて頂きます。ほぼ毎週訪問させて頂くことになると思います。
また上記の書類のデータ保存や銀行やクレジットカード会社との連携作業などを、一からご説明し、一緒にデータ保存や連携作業を行います。最初は手間がかかりますが、AI機能を使って仕訳を覚え込ませていきますので、しばらくするとかなり楽に会計帳簿が作成できるようになります。
FXシリーズを真ん中において、経理業務を標準化してルールを作ります。もし経理担当者が変わっても問題なく仕事が回る仕組みを時間をかけて作っていきます。
● 月次巡回監査をはじめます
初期経理指導を行う中で、FXシリーズでの1か月目の会計帳簿が出来上がりましたら、その会計帳簿が「正しい」ことを私が証明するための業務がはじまります。これを「月次巡回監査」といいます。
領収証や請求書などの「事実」が正しく「数字」に反映されているかを、すべての取引について証明していきます。これを事業年度終了まで毎月繰り返していきます。
訪問時の月次巡回監査はだいたい1時間半から2時間かかりますが、FXシリーズを使って頂くと、領収証や請求書をデータ保存して頂いているので、事務所にいながら「訪問前に」事実と数字の照合を行うことができます。
● 毎月の業績を経営者に分かりやすく報告します
月次巡回監査が完了する=正しい数字であると証明することですので、その正しい数字を皆さんに報告します。利益が出ているのか、資金繰りは大丈夫か、なぜこの数字になったのか、まずはこの現状をご理解いただきます。
●現状がこれから先も続いたときに経営はどうなるのか?
●利益が出ているのにお金が増えないのはなぜ?
●ほかの会社にくらべてうちの会社の数字はいいの?悪いの? などなど・・・
これらの疑問や悩みを数字から解き明かしていきます。
そして、大事なのはこれから先のことです。決算まで、1年後、3年後にどんな会社になっていたいのか、それを実現するために何がいま必要なのかを毎月皆さんと話し合っていきます。
● 納税の予測を行います(決算の半年前から)
決算の半年前から、現状とこれからの皆さんの予測に基づいて、決算の半年前から、最後にいくら税金を支払うのかの納税シミュレーションを行います。税理士から決算申告の間際になって「社長、税金〇〇万円を来週払ってください」などと言われた経験はないですか?事前にある程度の精度で支払う税金が分かっていれば、資金繰りも考えることができますよね。決算の半年前から毎月納税の予測を行いますので、決算が近づくにつれて納税額の精度があがってきます。
また税金を少なくしてくれる国の優遇税制が結構ありますので、それらを使うことができるかどうかも一緒に検討していきます。
● 金融機関に毎月試算表を電子データで送信します
皆さんと数字に基づく現状確認と将来のお話が終了すると、その会計帳簿を、融資を受けている金融機関にデータで送信します。
また融資を受けていなくても、口座のある金融機関に送信します。
金融機関から「試算表をください」と言われることがありますよね。金融機関は皆さんの会社の「いま」と「将来」を知りたがっています。いざというときに融資をお願いしないといけない場面がでてきますが、毎月、いい時も悪い時も「自分から」業績を金融機関に報告する、金融機関にとってこれほど有難いことはないそうです。自分から会社のいまと将来を伝えること、これを実践して頂きます。
そして、金融機関に対面で説明したい場合は一緒に金融機関に訪問させて頂きます。
● 次年度経営計画を一緒に作ります(決算の3か月前から)
決算の3か月前から決算までの間に、来期の経営計画を皆さんと一緒に作ります。経営計画とは来期の数字としての目標を作って、それを達成するために何を行うのかを考えることです。最初は難しいですが一緒に考えて作っていきますのでご安心ください。見栄えのいい計画でなくてもいいです。今よりもお金を増やすためにいくらの利益が必要なのか、まずはこんな視点から作ってみてもいいと思います。毎年作っていく中で、どんどん皆さんの想いが計画書に乗っかってきますから、計画書を作ることが面白くなってきますよ。
● 年度決算を行います(期首から2か月以内)
月次巡回監査で日々の会計帳簿が正しいことを証明できるレベルになっていますので、年度決算作業はあっという間に終わります。そして税務署や金融機関に決算書を電子データで送信して完了となります。そして決算書には会計帳簿が正しいことを税理士として証明する書面(税理士法第33条の2の添付書面)をつけます。これにより税務署や金融機関から絶大な信頼を得ることができます。この書面をつけている会社は全法人企業の中で10%にも満たないです。私たちは皆さんが正しい会計帳簿を作成してくださっている限り、この書面を作成して提出していきます。
● 金融機関から融資を受けるお手伝いができます(いつでも)
自己資金だけで会社を回していくことができればベストですが、やはり金融機関から融資を受ける場面がどうしても出てきますよね。でも銀行口座は持っていてもその金融機関と普段からお付き合いをしていなかったり、新たな金融機関にいきなり融資をお願いするなんて自分にはできない、という方もいると思います。
でも、ご安心ください。皆さんは正しい会計帳簿を自分で作って、それを税理士に証明してもらい、現状を数字でしっかり把握してこれから何をすべきかを考えて実行し、納税額も分かり、毎月の試算表を金融機関に送っています。
ここまでやっている経営者は非常に少ないですよ。日頃のこれらの行動が融資を受けやすい環境にしていくのです。融資を受けるために新たに何か資料を作る必要もありません。日頃の会計帳簿と試算表、資金繰り表、行動計画、これからの予測など、毎月の私たちの巡回監査を通してすでに作成されているのですから。
といっても自分一人で金融機関に出向いて融資の相談を行うのはハードルが高いですよね。だから私たちが一緒に訪問します。
私たちがペラペラ喋るのではなく、皆さんが金融機関とお話をするのをお聞きして、補足すべきことを私たちから説明します。金融機関の方も専門用語で話されることがありますから、それを翻訳して皆さんにお伝えします。
私たちは一般社団法人融資コンサルタント協会所属の「SP融資コンサルタント」です。
ご安心ください!
● 会社の様々なリスクに備えるためのリスクマネジメントを行います
近年、台風や水害などで自宅だけでなく事業所や工場が被害を受けることが多くなってきました。事業所や工場がもしもの時に備えた損害保険に適切に加入しているかについて、保険証券をもとに診断します。
また経営者自身に万が一のことがあった時に、事業を継続していくことが出きないケースもあります。「万が一」には経営者の死亡リスクだけでなく病気やけがで就業できなくなるケースも想定できます。これらの不測の事態に備えて事業が継続できるようになるために必要な生命保険などの提案も行います。